朝の職員ミーティング時、伝達事項をそれぞれが挙手して発言していた。多い時では10名近い教員が発言するため、生徒の待つホームルームに遅れてしまうこともあり、朝の時間を確保できないか課題に感じていた。
・ シンプルな操作のため全教職員がタブレットに慣れ、全員が使い始めた。
・ いつでも伝達事項を確認できるので、伝達ミスや漏れがなくなった。
・ メッセージ動画や落とし物写真など動画や写真で明確に伝えられる。
・ 朝に学年担任同士で話し合う時間を取れるようになった。
テキストカード・カメラカードなどで伝達事項を作成し、資料箱の日付フォルダへ入れておく。
あらかじめ、資料箱には日付のフォルダを作成しておく。また、パソコンからPDFファイルを資料箱にアップロードする場合もある。
生徒へ伝達する内容は「黄色のカード」、職員間での伝達内容は「白色のカード」で作成する。
本日の日付のノートを作成し、資料箱を確認し、フォルダ内の伝達事項のカードを持ってくる。
白いカードと黄色のカードをそれぞれ分類し、つなげる。追加したい情報がある場合、新しくテキストカードを追加したり、手書きツールで加える。
伝達事項がある先生は、挙手をして「ロイロノートに上げましたのでご覧下さい」などの補足説明をしている。
職員ミーティング終了後、学年担任同士でミーティングをする。
生徒の情報（状況）、昨日の出来事や、担任同士で共有したいことなどを確認してから、生徒の待つホームルームへと向かう。
職員ミーティングの時に、伝えたい順番に並べ替えた黄色のカードの内容を伝達する。
最初はICTへの抵抗があると思ったが、ロイロノートの簡単なインターフェイスのおかげで、扱いやすく操作を覚えたらすらすらと使っていた。とにかく、触ってもらうことが大事。
職員全員にiPadを貸与してから、職員ミーティングの時に資料箱の伝達事項を見るように徹底させている。
もちろん担任の先生方はちゃんと全員持ってきている。年配の先生やクラス担任以外の先生方、また出張で職員会議に出席できない先生など、ミーティングにiPadを持ってきていなくても、いつでもどこでも必要な時に今日の伝達事項を確認できる。
朝のミーティングの時間が今までオーバー気味で、教室に行くのが遅れがちだったのが、それがほぼ無くなった。情報を共有できるようになり、連絡事項を知らないということが少なくなった。
職員ミーティングの前日にロイロノートで伝達事項を作成します。作成したら資料箱に入れ、伝達したい日の日付フォルダにカードを移動させます。フォルダ内にカードがちゃんと入ったか確認して、準備完了。
朝、今日の日付のノートを作成し、資料箱を確認して伝達事項のカードを持ってくる。カードはそれぞれ分類し、追加したい情報があるときはメモ代わりにカードを追加してつなげておく。このとき生徒に伝達する項目は、伝える順番を考えながら整理してつなげる。
ミーティング後に学年担任同士で情報の確認・共有をする。ここでは先ほどの生徒への伝達事項をもう一度確認するようにしている。
ホームルームでは、職員ミーティング時につなげた生徒への伝達事項のノートを開き、すでに整理されているので順番どおりに伝える。
今までの朝のミーティングでは先生の説明を全てメモに取っていたが、ロイロノートだと伝達内容が書かれたカードがすでにあるので、全てメモに取らなくてすむようになった。そのおかげで時間を短縮することができ、学年担任同士での情報共有や話し合いの時間を確保することができた。 ホームルームで生徒に伝達するときも、内容がカードごとになっているので整理しやすく、彼らにわかりやすく伝えることができる。
本校のセキュリティシステム最終警備の手順が急に変更になったため、まずiPadで写真を撮影し、ロイロノートで手順の説明を写真にいれ、補足や説明が必要な箇所には、手書きツールで丸や矢印を書き込む。最後に順番どおりにカードをつなげて資料を完成させた。
ほかにも、同じ靴を履いてきた生徒が靴を取り違えたことがあり、靴の写真を載せて呼びかけることがあった。今までは口頭で説明していたが、ビジュアルがあると一目瞭然で、すぐに持ち主が見つかった。
今回のスライド10枚分を作成するのにあたり、写真撮影が5分、ロイロノートで編集し完成するまで20分くらいでできた。パソコンで写真加工して資料を作成するより、断然早くできて便利だった。
全体に関わることではないが、科の会議などにも利用している。事前に会議の資料を送っておき、会議前に確認しておくことによって、話し合いの時間をより多く確保できるようになった。また、個人宛に資料を送ることができるのが便利である。
ロイロノートを職員ミーティングの共通ソフトウェアとして使いたいと思ったのは、インターフェイスが分かりやすく、直感的に操作ができるから。
学習的には当たり前の機能だが、これを職員ミーティングにも応用できると思った。
実際使い勝手は良いが、ロイロノートだけでミーティングをやっているわけではないので、今までの会議の延長でやっている場合にはロイロノートを使いきれていない事もある。
朝のミーティングは会議室に行って、みんなで顔を合わせておこなっている。そのため当然時間もかかるので、職員室のデスクでロイロノートを使用する方がより時間の節約になると考えている。
導入のメリットとしては、紙ベースで配布して行っていた会議が、少しづつペーパーレスに近づいた。紙ベースで行うより、インターネットの方が分かりやすいし、投げかけもしやすい。
ただ、配布されたものを整理しづらく、また次に使おうとした時、その日その日ではなく1年...と長く使う場合にはまだ使い勝手は十分ではないと感じた。
紙ではなくデジタルでは、こんな風に職員ミーティングができるということが掴めたので、最初の導入としては良かったと思う。
鎌倉学園では開学100周年記念事業として、現在校舎全体のリニューアル工事が行われており、2017年全面リニューアルオープンする。
校舎リニューアルに伴い、ICTの導入と活用が進められており、全教室にWi-Fi、電子黒板機能付きプロジェクターが完備される。学校の入口にはデジタルサイネージが設置されており、モニターで連絡事項や予定を確認することができる。またホワイトボードとプロジェクター4台が配備されたマルチスペースでは映像を使っての部活動ミーティングなど生徒たちに幅広く使われている。
Wi-Fi等の設備が整うことを考え、2014年秋頃より生徒用の共有端末としてタブレットの導入に着手し、iPad mini2 (50台)を授業利用している。
そして2015年3月には全教職員へのiPad Airの貸与、5月からは朝の職員会議での利用が始まった。
